ONBOARD LÀ GÌ? QUY TRÌNH ONBOARDING NHÂN SỰ MỚI

Một nhân viên mới có thể sở hữu năng lực tốt nhưng vẫn mất nhiều thời gian để thích nghi nếu doanh nghiệp thiếu quy trình tiếp nhận và hướng dẫn rõ ràng. Đây cũng là lý do onboarding nhân sự ngày càng được xem là một phần quan trọng trong trải nghiệm nhân viên, thay vì chỉ gói gọn trong việc ký hồ sơ và giới thiệu công ty vào ngày đầu tiên.

Vậy onboard là gì, onboard khác onboarding và on board như thế nào? Cùng HBR Holdings Careers tìm hiểu trong bài viết dưới đây

1. Onboard là gì? 

Trong quản trị nhân sự, Onboard là quá trình doanh nghiệp tiếp nhận và hỗ trợ nhân viên mới làm quen với công việc, đội ngũ, văn hóa và các quy trình nội bộ sau khi họ gia nhập tổ chức.

• to onboard: động từ, chỉ hành động tiếp nhận và đưa một nhân sự mới vào tổ chức.
• onboarding: danh từ, chỉ toàn bộ quá trình hội nhập của nhân viên mới.
• on board: cụm từ riêng, không đồng nghĩa trực tiếp với onboarding. 

Quá trình này thường bắt đầu từ trước hoặc ngay trong ngày đầu đi làm và tiếp tục trong giai đoạn đầu để giúp nhân viên:

• Hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng công việc.
• Làm quen với đồng nghiệp, quản lý và môi trường làm việc.
• Nắm được quy trình, công cụ và chính sách của doanh nghiệp.
• Được đào tạo những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho vị trí.
• Từng bước thích nghi và đạt hiệu suất công việc kỳ vọng.

>> Xem thêm: TỔNG HỢP CÁCH VIẾT MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP TRONG CV GÂY ẤN TƯỢNG

2. Phân biệt Onboard, Onboarding và On board

Trong môi trường nhân sự, Onboard, Onboarding và On board thường xuất hiện ở những thời điểm khác nhau của quá trình nhân viên gia nhập doanh nghiệp.

3. Quy trình Onboard nhân viên mới chuẩn

Một quy trình onboarding nhân viên mới hiệu quả nên bắt đầu trước ngày nhân viên chính thức đến công ty và tiếp tục trong suốt giai đoạn họ thích nghi với vai trò.

Có thể chia thành các mốc sau:

3.1. Giai đoạn Pre-onboarding – Trước ngày đi làm

Pre-onboarding là gì? Đây là giai đoạn từ khi ứng viên chấp nhận offer đến trước ngày chính thức bắt đầu công việc.

Doanh nghiệp nên hoàn thành trước:

• Gửi thư chào mừng và xác nhận ngày giờ nhận việc.
• Gửi lịch trình ngày đầu tiên.
• Chuẩn bị hợp đồng và hồ sơ cần thiết.
• Tạo email công ty.
• Tạo tài khoản HRM, CRM, ERP hoặc công cụ làm việc liên quan.
• Cấp quyền truy cập dữ liệu.
• Chuẩn bị laptop, màn hình, bàn làm việc.
• Gửi tài liệu giới thiệu doanh nghiệp.
• Thông báo cho đội nhóm về nhân viên mới.
• Chỉ định Buddy hoặc Mentor nếu có.

Nếu doanh nghiệp có điều kiện, có thể gửi Welcome Kit gồm sổ tay, tài liệu hướng dẫn, áo đồng phục hoặc vật phẩm thương hiệu.

>> Xem thêm: CÁCH VIẾT EMAIL DEAL LƯƠNG HIỆU QUẢ & MẪU GIÚP BẠN ĐÀM PHÁN THÀNH CÔNG

3.2. Giai đoạn Đón tiếp & Hội nhập – Ngày đầu tiên

Mục tiêu ngày đầu không phải nhồi càng nhiều thông tin càng tốt. Nhân viên mới cần trả lời được 5 câu hỏi:

1. Tôi đang làm việc trong tổ chức như thế nào?
2. Tôi thuộc đội nhóm nào?
3. Tôi chịu trách nhiệm cho kết quả gì?
4. Tôi cần phối hợp với những ai?
5. Tôi có thể tìm sự hỗ trợ ở đâu?

Lịch trình ngày đầu có thể gồm:

• Chào đón và giới thiệu đội nhóm.
• Tham quan văn phòng.
• Giới thiệu cơ cấu tổ chức.
• Chia sẻ sứ mệnh, giá trị và văn hóa.
• Hướng dẫn quy định và chính sách quan trọng.
• Kiểm tra thiết bị, tài khoản, phần mềm.
• Trao đổi JD và phạm vi trách nhiệm.
• Gặp quản lý trực tiếp.
• Gặp Buddy/Mentor.
• Giao một nhiệm vụ đơn giản để nhân viên bắt đầu làm quen.

Doanh nghiệp nên tránh biến ngày đầu tiên thành 8 giờ liên tục xem slide và ký giấy tờ.

3.3. Giai đoạn Đào tạo & Thích nghi – Tuần đầu tiên

Trong tuần đầu, nội dung nên chuyển từ “giới thiệu doanh nghiệp” sang “học cách thực hiện công việc”.

Nhân viên mới cần được làm rõ:

• Quy trình làm việc.
• Sản phẩm/dịch vụ.
• Chân dung khách hàng nếu có.
• Công cụ và phần mềm.
• KPI hoặc tiêu chí đánh giá.
• Quy trình báo cáo.
• Các bên liên quan.
• Quyền hạn ra quyết định.
• Tài liệu nghiệp vụ.
• Các lỗi cần tránh.

Quản lý nên giao những nhiệm vụ có độ khó tăng dần thay vì để nhân viên chỉ quan sát.

Ví dụ:

Ngày 1–2: Đọc tài liệu và quan sát.

Ngày 3–4: Thực hiện cùng người hướng dẫn.

Ngày 5: Tự thực hiện một nhiệm vụ nhỏ và nhận feedback.

Cách tiếp cận này giúp nhân viên học thông qua thực hành thay vì chỉ tiếp nhận lý thuyết.

Gusto cũng khuyến nghị doanh nghiệp xác định rõ trách nhiệm công việc, kỳ vọng hiệu suất, KPI, hệ thống và người hướng dẫn ngay trong những ngày đầu.

>> Xem thêm: 10+ MẪU EMAIL XIN DỜI LỊCH PHỎNG VẤN KHÉO LÉO, LỊCH SỰ VÀ DỄ ÁP DỤNG

4. Doanh nghiệp cần làm gì sau khi kết thúc quy trình Onboard?

Sau khi kết thúc quy trình onboard, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ hòa nhập và hiệu quả làm việc của nhân viên mới, đồng thời thu thập phản hồi để cải thiện chương trình onboarding cho các đợt tiếp theo. Đây cũng là thời điểm chuyển nhân viên từ giai đoạn “làm quen” sang mục tiêu phát triển và hiệu suất dài hạn.

Doanh nghiệp nên thực hiện một số công việc sau:

• Đánh giá kết quả onboarding: Đối chiếu kết quả thực tế với mục tiêu đã đặt ra về kiến thức, kỹ năng, mức độ hoàn thành công việc và khả năng làm việc độc lập.
• Trao đổi phản hồi hai chiều: Quản lý đưa ra nhận xét về quá trình làm việc, đồng thời lắng nghe khó khăn, đề xuất và trải nghiệm của nhân viên trong thời gian onboard.
• Xác định các năng lực cần cải thiện: Làm rõ những kiến thức hoặc kỹ năng nhân viên còn thiếu để xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp.
• Thiết lập mục tiêu cho giai đoạn tiếp theo: Xây dựng KPI, mục tiêu công việc và kỳ vọng cụ thể sau khi nhân viên hoàn thành giai đoạn hội nhập.
• Xây dựng lộ trình phát triển: Trao đổi về định hướng nghề nghiệp, cơ hội đào tạo và các cột mốc phát triển tại doanh nghiệp.
• Cải thiện quy trình onboarding: HR tổng hợp phản hồi từ nhân viên mới và quản lý để điều chỉnh tài liệu, lịch đào tạo, cách phân công Buddy/Mentor hoặc các bước còn chưa hiệu quả.

Như vậy, kết thúc onboarding nên được xem là điểm chuyển tiếp từ giai đoạn hội nhập sang giai đoạn phát triển và tạo hiệu suất, thay vì điểm kết thúc việc hỗ trợ nhân viên mới.

Hiểu rõ onboard là gì và xây dựng quy trình onboarding bài bản giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thích nghi của nhân viên mới, làm rõ kỳ vọng công việc và tạo trải nghiệm tích cực ngay từ những ngày đầu gia nhập. Một quy trình hiệu quả cần có sự phối hợp giữa HR, quản lý trực tiếp và người hướng dẫn, đồng thời được theo dõi, đánh giá và cải tiến thường xuyên.

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc chú trọng đào tạo, phát triển năng lực và tạo cơ hội thăng tiến rõ ràng, hãy khám phá các vị trí tuyển dụng mới nhất tại HBR Holdings Careers. Theo dõi HBR Holdings Careers để cập nhật cơ hội nghề nghiệp phù hợp và sẵn sàng cho hành trình phát triển tiếp theo của bạn.